E-Rechnung & ZUGFeRD (EN 16931): Was Selbstständige jetzt wissen müssen

Eine E-Rechnung ist mehr als ein PDF per E-Mail: Sie enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das die Buchhaltung deiner Kundin automatisch einlesen kann. Für Selbstständige, die an Unternehmen abrechnen, wird das zunehmend zur Pflicht. Hier das Wichtigste in Kürze.

EN 16931, ZUGFeRD, XRechnung — was ist was?

• EN 16931 ist die europäische Norm, die definiert, welche Datenfelder eine E-Rechnung enthalten muss.
• ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format: ein normales PDF, in das eine EN-16931-konforme XML-Datei eingebettet ist. Menschen sehen das gewohnte PDF, Systeme lesen die XML.
• XRechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verlangt wird.

Was gilt in Deutschland?

Im inländischen B2B-Bereich müssen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können (BMF: E-Rechnung – Fragen und Antworten). Die Pflicht, sie auch selbst auszustellen, kommt über Übergangsfristen: Papier- und einfache PDF-Rechnungen bleiben für alle noch bis Ende 2026 erlaubt, für kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027 — ab dem 1. Januar 2028 muss dann jedes Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Auch wenn dich die Ausstellungspflicht noch nicht trifft: Firmenkund:innen fragen zunehmend aktiv nach E-Rechnungen.

Und in Österreich?

Gegenüber dem Bund und vielen öffentlichen Auftraggebern sind elektronische Rechnungen in Österreich bereits verpflichtend (e-rechnung.gv.at). Im rein privatwirtschaftlichen B2B-Bereich sind sie derzeit üblich, aber nicht allgemein vorgeschrieben — die europäische Entwicklung geht jedoch klar in Richtung strukturierter Rechnungen.

Was bedeutet das für dich als Selbstständige:r?

Ein simples PDF ohne eingebettete Daten reicht Firmenkund:innen künftig oft nicht mehr. Wer eine EN-16931-konforme Rechnung liefern kann, erspart der Gegenseite manuelles Abtippen — ein echter Vorteil im Wettbewerb um Aufträge. Für Privatkund:innen bleibt das klassische PDF selbstverständlich weiterhin in Ordnung.

E-Rechnung mit getHonorar

Du aktivierst die ZUGFeRD-E-Rechnung pro Firmenkund:in. getHonorar bettet dann automatisch eine maschinenlesbare XML-Datei nach EN 16931 in das PDF ein — genau das Format, das im deutschen B2B-Bereich empfangen werden muss. Deine Kundin bekommt weiterhin ein sauberes PDF, ihre Buchhaltung zusätzlich die strukturierten Daten.