Was muss auf einer Honorarnote stehen? Die Pflichtangaben-Checkliste (Österreich & Deutschland)

Eine Honorarnote ist rechtlich eine Rechnung — und muss dieselben Pflichtangaben enthalten. Fehlt eine davon, kann deine Kundin die Umsatzsteuer womöglich nicht als Vorsteuer geltend machen, und im schlimmsten Fall beanstandet das Finanzamt den Beleg. Diese Checkliste zeigt dir, was auf jede Honorarnote in Österreich und Deutschland gehört.

Die Pflichtangaben auf einen Blick

Nach §11 UStG (Österreich) bzw. §14 UStG (Deutschland) muss eine vollständige Rechnung diese Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens — also von dir.
• Name und Anschrift der Leistungsempfängerin — deiner Kundin oder deines Kunden.
• Das Ausstellungsdatum der Honorarnote.
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird.
• Menge und Art der Leistung — was genau hast du geleistet?
• Der Leistungszeitpunkt oder -zeitraum — wann wurde die Leistung erbracht?
• Das Entgelt (netto), der Steuersatz und der Steuerbetrag — oder, bei Steuerbefreiung, ein Hinweis auf die Befreiung.
• In Österreich die UID-Nummer, in Deutschland die Steuernummer oder USt-IdNr des leistenden Unternehmens (Details weiter unten).

Kleinbetragsrechnungen: weniger Angaben nötig

Für Rechnungen mit kleinem Gesamtbetrag gelten Erleichterungen: Empfängerangaben, die getrennte Ausweisung von Netto und Steuer und sogar die fortlaufende Rechnungsnummer dürfen entfallen. In Österreich gilt das für Beträge bis 400 Euro brutto (§11 Abs. 6 UStG), in Deutschland bis 250 Euro brutto (§33 UStDV). Pflicht bleiben nur dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag inklusive Steuersatz (oder der Befreiungshinweis).

Wann brauchst du eine UID-Nummer?

In Österreich gibst du deine eigene UID grundsätzlich auf der Rechnung an. Bei Rechnungen über 10.000 Euro brutto an ein anderes Unternehmen kommt zusätzlich die UID der Empfängerin dazu. Rechnest du an Firmenkund:innen ab, solltest du deren UID prüfen — wie die VIES-Abfrage funktioniert und warum du sie dokumentieren solltest, liest du im Beitrag UID-Nummer prüfen (VIES).

Rechnung ohne Umsatzsteuer — was ändert sich?

Als Kleinunternehmer:in oder bei unechter Steuerbefreiung weist du keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag gehört dann ein Befreiungshinweis mit Paragraphenverweis auf die Honorarnote. Welcher Hinweis für dich passt, erklärt der Beitrag Kleinunternehmerregelung in Österreich & Deutschland.

Checkliste zum Abhaken

• Sind deine vollständigen Kontaktdaten und die deiner Kundin vorhanden?
• Ist die Rechnungsnummer fortlaufend und einmalig?
• Stehen Leistung, Menge und Leistungszeitraum eindeutig drauf?
• Ist die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen — oder der Befreiungshinweis gesetzt?
• Ist deine UID angegeben (und, wo nötig, die deiner Kundin)?
• Sind Ausstellungsdatum und Zahlungsziel klar?

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