UID-Nummer prüfen (VIES): Wann Pflicht, wie es geht, wie du es dokumentierst

Die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) weist ein Unternehmen im EU-Umsatzsteuersystem aus. Rechnest du an Firmenkund:innen ab — besonders grenzüberschreitend — solltest du deren UID prüfen und die Prüfung dokumentieren. Denn stimmt die UID nicht, kann eine steuerfreie innergemeinschaftliche Leistung oder das Reverse-Charge-Verfahren nachträglich teuer werden.

Warum die UID prüfen?

Wenn du eine Leistung ohne Umsatzsteuer an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land abrechnest (Reverse Charge), verlässt du dich darauf, dass deine Kundin tatsächlich Unternehmerin mit gültiger UID ist. Prüfst du das nicht und die UID ist ungültig, kann das Finanzamt die Steuerfreiheit verweigern — und die Umsatzsteuer bei dir nachfordern. Eine dokumentierte Prüfung ist dein Nachweis, dass du sorgfältig gehandelt hast.

Was ist VIES?

VIES (VAT Information Exchange System) ist das offizielle Online-System der EU, über das sich UID-Nummern aller Mitgliedstaaten in Echtzeit auf Gültigkeit prüfen lassen. Eine Bestätigung über VIES ist der übliche Weg, die UID einer Geschäftspartnerin zu verifizieren.

So dokumentierst du die Prüfung revisionssicher

Eine reine Ja/Nein-Abfrage reicht als Beleg oft nicht. Sinnvoll ist, zu jeder Prüfung festzuhalten:

• die geprüfte UID und den Zeitstempel der Abfrage,
• das Ergebnis (gültig / ungültig) samt zurückgelieferter Firmenbezeichnung,
• die unveränderte Antwort des Systems als Nachweis.

Fragt dich das Finanzamt später, wann du welche UID validiert hast, hast du damit den Beleg.

Automatisch prüfen mit getHonorar

Sobald du bei einer Kundin eine UID einträgst, prüft getHonorar sie automatisch gegen das EU-VIES-System und zeigt dir live ein grünes ✓ samt zurückgelieferter Firmenbezeichnung. Jede Prüfung wird mit Zeitstempel und Roh-Antwort revisionssicher protokolliert — du musst nichts manuell abfragen oder abspeichern. Die geprüfte UID erscheint anschließend automatisch auf jeder Honorarnote an diese Firma.